L'instauration de la facturation électronique obligatoire en B2G (Business to Government) est un tournant crucial pour que la pratique s'impose comme nouveau standard. Au Luxembourg, avec des échéances au 18 octobre 2022 et 18 mars 2023, suivant la taille de l'entreprise, la mise en application de la nouvelle obligation servira de tremplin à une adoption plus large des nouvelles approches digitales. De quoi s'agit-il, qui est concerné, quels en sont les avantages et comment se préparer à ce basculement ? À quelques semaines d'une nouvelle échéance dans ce domaine au Luxembourg, voici, en résumé, ce qu'il faut savoir.
“La facturation électronique obligatoire constitue un pas important pour la digitalisation et la simplification administrative.”
Lex Delles
Ministre des Classes moyennes
Si vous envoyez déjà vos factures au format PDF, par email, vous pourriez croire être précurseur dans cette tendance de fond mais vous n'y êtes pas : il ne faut pas confondre dématérialisation et facturation électronique.
Pour qu'une facture soit considérée comme "électronique" au sens légal et administratif, en plus d'être émise et reçue au format électronique, la facture doit garantir trois critères essentiels :
- l’authenticité de son origine (garantie de l’identité de l’émetteur),
- l’intégrité de son contenu (ne doit pas être modifiable) et
- la lisibilité du fichier (notamment par formatage du document sur base d'un standard).
Le troisième critère vise, notamment, à assurer un traitement automatique et électronique des informations tout en garantissant l’interopérabilité entre les systèmes d’information. En pratique, cela revient à soumettre le document sous la forme d'un fichier structuré suivant un format spécifique et à travers un réseau dédié, comme illustré dans le guide pratique que la Chambre de Commerce a récemment mis à disposition des entreprises.
Schéma du processus de facturation électronique (extrait)
Qu’est-ce que PEPPOL?
Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) fonctionne comme un réseau de communication où des informations sont échangées de manière structurée et sécurisée. Pour pouvoir envoyer des factures électroniques via ce réseau, vous devez être connecté à un point d’accès - un partenaire PEPPOL certifié qui est autorisé à vous connecter au réseau. Au Luxembourg, il y a actuellement 4 prestataires certifiés et qui intègrent l’option à leurs solutions existantes (comme Finologee l’a fait avec leur solution de paiements, par exemple). Ceci dit, une entreprise luxembourgeoise ne doit pas forcément passer par un point d'accès luxembourgeois et, suivant la solution préconisée, le point d'accès sera intégré à la solution de gestion de la facturation envisagée (plateforme SaaS ou logiciel dédié, par exemple).
Quels sont les avantages de la facturation électronique?
Parmi les avantages les plus importants, nous pouvons citer les économies, directes et indirectes, estimées jusqu'à -60% sur les coûts liés à la facturation (par réduction des coûts du traitement et de l’envoi ainsi que du délai de transmission, ce qui se traduit par une productivité plus importante) et la simplification administrative générale, en particulier, dans le traitement des factures de l'émission à l'archivage grâce à une transmission rapide et un archivage dématérialisée des documents comptables.
Notons également que la solution en cours de déploiement dans le secteur B2G, à travers PEPPOL, commence à bénéficier d'une importante adoption internationale qui entraînera progressivement l’adoption en B2B. Cette dernière reste, pour le moment, majoritairement facultative (bien que fortement recommandée).
Quelles sont les principales étapes pour sa mise en place dans l'entreprise?
- Réalisation de l’état des lieux
- Identification des besoins et des opportunités
- Mise en place du projet et choix de la solution
- Communication vers les clients et fournisseurs
- Tests et paramétrage
Quelles sont les solutions à disposition des entreprises?
- Guichet.lu pour les petits volumes - gratuit
- Plateforme en ligne (SaaS) - comptez d’une dizaine à quelques dizaines d’euros par mois suivant la quantité de factures
- Intégration au logiciel de facturation/ERP - coûts suivant solution et type d’intégration
Pour aller plus loin
- Afin d'accompagner les entreprises dans cette transformation, un soutien renforcé pour les entreprises a été mis en place par l'Etat, notamment à travers les programmes Fit 4 portés par Luxinnovation. Vecter peut vous conseiller au sujet de ces aides à la digitalisation dont peuvent bénéficier les PMEs.
- La Chambre de Commerce est très mobilisée sur le sujet et nous vous recommandons son Guide Pratique "FACTURATION ÉLECTRONIQUE : Comment la mettre en place dans mon entreprise" qui est un bon document de référence pour mieux comprendre le sujet.
- Dossier "La facturation électronique au Luxembourg" du Ministère de la Digitalisation
